¿Qué es Microsoft PowerPivot?
El propósito de esta primera entrada es mostraros la impr
esionante potencia de cálculo del PowerPivot, poco a poco, en sucesivos posts, desarrollando un ejemplo paso a paso de cómo realizar una carga de datos de ficheros de datos externos (Access, SQL, otras hojas de cálculo en Excel, etc…), combinarlas en memoria, mostrar TODOS los datos en Excel, y finalmente cargarlos en tablas y gráficos dinámicos, para acabar realizando un pequeño dashboard con algunos Kpi’s que seleccionaremos y crearemos. No está mal, ¿no?
Empecemos:
El paso lógico posterior al registro de información es el Business Intelligence. Trascender de la acumulación de datos brutos, y extraer información organizada es todo un reto. En las empresas de hoy en día se acumulan los datos sin estructurar y además cada día de fuentes cada más diversas y aparentemente difíciles de unificar. Es todo un reto. Aquí entra en juego la tecnología.
Gracias al desarrollo de la tecnología de BI, podemos realizar varias etapas encaminadas a unificar esa información de un modo lógico y coherente, y conseguir de ese modo poder extraer información útil para el proceso de toma de decisiones.
En un sistema clásico de BI se distinguen básicamente tres capas de proceso:
- ETL (Extract-transform-load). Es el primer paso que ataca las bases de datos de la empresa donde se cargan los datos del día a día (un ERP, por ejemplo), los ‘interpreta’ convirtiéndolos en datos homogéneos (para no mezclar magnitudes en diferentes unidades, por ejemplo) y almacenándolo en el sistema de BI.
En Open Source hay disponibles muchas opciones, destacando por ejemplo Kettle (ahora Pentaho)
- Los repositorios de metadatos. Contienen los datos que se definen tanto de manera lógica como física, consultas e informes predefinidos, unidades utilizadas, relaciones, etc.
- Las aplicaciones de gestión. Son las utilizadas por los usuarios finales, donde se realizan los análisis, las búsquedas y los reports.
Pero este proceso, como podéis imaginar, no es nada fácil. Y muy técnico. Exigirá la participación activa de todo un departamento de TI muy especializado y muchas horas de puesta a punto, algo que para la mayoría de las empresas aún está fuera de alcance.
Y aquí aparece nuestro PowerPivot. En realidad fue un complemento instalable que apareció con el Office 2010, y ya en el 2013 viene integrado de manera nativa.
¿Para qué sirve?
- Importar millones de filas de datos en una hoja de Excel, combinando diferentes orígenes (bases de datos, datos en la nube, hojas de cálculo, ficheros texto, etc.), crear campos calculados, relaciones entre tablas y finalmente analizarlos mediante tablas y gráficos dinámicos, permitiendo su actualización desde el origen en cualquier momento.
- Análisis y cálculos a una velocidad vertiginosa. Antes, al cargar datos desde una tabla de una base datos en SQL, por ejemplo, dado su tamaño, tenía que proceder a realizar filtrados y procesados previos a efectos que evitar que su excesivo volumen colapsara inevitablemente Excel. Ahora no hay problema.
- Para los más avanzados trae un juego de expresiones de análisis de datos (DAX), que amplían las capacidades de las fórmulas existentes en Excel, con el añadido de que su sintaxis es muy similar.
¿Cómo lo vamos hacer?
No voy a inventar nada. Voy a desarrollar paso a paso y de manera aún más detallada un pequeño tutorial que Microsoft proporciona, incluida una base de datos de Access con más de dos millones de registros para que empecemos a experimentar. Espero que nos sea muy útil y todos aprendamos en el proceso.